3

　　会议筹备方案的拟订
　　内容：1断定会议的主题和议题2名称3议程4时间和地点5所需的装备和工具6会议文件的范畴以及文印或 复制工作7与会代表的组成8经费估算9住宿和餐饮部署10会议的筹备机构与人员分工。 作用：确保会议的周到组织、服务品质和沟通调和到位、确保领导的用意得以贯彻履行。
　　电话会议 （实用于规模不大办公地点绝对集中的企业） 交流信息的特点 1方便灵活准备时间短回复迅速是电子通信会议中消费起码的，更能激发创造性思维轻易修改自己的特点2缺少身 材语言，难以进行互动交流缺乏文本难以传递大批细节信息3为了提高电话会议的效率可搭配使用其他通信方式4 适用于分公司不远规模不大的企业
　　电话会议信息工作要求 1正确发出开会信息，阐明是否设分会场 强调准时到会2当真发放会议书面信息材料3公道安排会场信息传输设备4按时接通电话5相互通报缺席情况6做 好会议记载
　　视频会议 特点1实现了声音图像同时传递 攻破了空间的限度2节省时间费用3交流效果好4局限初始准备时间较长投入成本高没用背靠背的互动效果交流不 够深入普遍 要求1发出开会信息2分发文件信息资料3布置会场4设置于检查会场信息传输设备5做好会议信息准备6采取先 集中后疏散的形式7汇总情况信息
　　※组织视频会议的方法1视频会议的会场2 做好会场布置工作装备和检查设备3设备维护4为减少租用通信线路的时间5 节俭费用
　　远程会议筹备方案特点 1远程会议存在节省时间和金钱,能与电话服务机构约定使用录音带做永恒记录,且交流更加直接,简 短的长处。
　　2远程会议筹备方案拟定时,应预先了解供给电信会议服务公司的服务业务,并提前一周与电信会议服务公司 预约,明确提出自己的要求,并提前将下列内容告知电佩服务公司：（会议日期、会议起止时间、会议参加人数、 与会者的电话号码、主持人姓名等。3会议程序、议程及其余材料必需提前寄给与会者，以便他们有时间准备会议 讨论）4远程会议筹备方案中要有专人负责检查远程会议设备是否齐全和畸形摆放是否合乎要求
　　会务机构分工的要求：会务机构分工主要指定会议组织部分和人员落实.会务机构的各部门需明确各息的任务 和要求.详细要求:1要依据会议的规模和类型组织人员步队2会务机构要分工明确、责任到人3加强协调，定期 沟通
　　会议筹备方案的制订程序1组建会议筹备委员会 2分成筹备小组3构成筹备方案 4领导审核方案
　　检查会务筹备情况检查内容：会议准备是否充分、会议期间是否消除各种烦扰、环境条件与用品准备、文件材 料的准备情况、会场布置情况的检查、会议捍卫工作检查以及其他。
　　方式 1听取会议准备职员的汇报（听取汇报的引导加强前期考察；对汇报资料的筹备要着重艰苦跟问题；汇报时光合法 ；对单薄环节及时调剂增强）2会前现场检查:确保所有事项条理清楚；留神气息,christian louboutin patent；建立入场登记台；佩戴徽章名牌；预备招待休息室. 检讨成果的情势:书面.口头.和谐会
　　检查会议筹备情况的工作程序:开会检查的程序1会议筹备机构对会议准备情况进行自我检查 2会议领导小组确定汇报会的时间和地点并发出协调会通知 3召开协调会并在会上现场解决问题 4汇报会后对检查中发明的问题予以催办和落实.现场检查的程序1指定现场检查的路线和确定现场检查的重点并 通知有关筹备部门2制造检查单，以便记录和汇总3依照既定的检查重点逐个现场核查并明确记录4对未达要求的 收拾出整改和订正意见并予以改正
　　※消息发布会的注意事项1确定新闻主题，选择宣布良机2筛选媒介单位、落实宴请范围3确定会议主持人， 精选发人4处理好应躲避的问题制定各种应变措施
　　※庆典活动组织工作重点1.前期调查研究 2.精心谋划准备3.选择最佳机会4.邀请嘉宾光顾5编排活动程序6 安排其他活动7善后工作处理
　　对检查所发现问题的纠正 1首先分析问题的性质和范围确定其对会议的质量的影响水平 2找生产生问题的原因寻找解决问题的方法3在人财物方面为纠正偏差做好相应准备4责任到人放松落实将纠正结 果通报
　　会议文件审核内容与工作程序:内容：1审核会议文件的准确性和完全性2详细内容（审核会议文件与会议主 题的关系，审核会议文件是否存在与国度和组织的方针、政策、法规相抵触的内容，审核会议内容是否经由调查研 讨、是否与实际相符，提交会议讨论的文件是否进行了会商，审核会议文件是否做到了核心凸起、观点明确、条理 明显、事实精确）
　　工作程序1起草该文件的秘书就内容进行自审 2主观秘书进行初审 3如内容波及部门较多，要进行会审 4审核修改后主要领导或主管领导进行终审
　　与领导沟通有关会议事宜1原则：时间性原则、及时性原则、全面性原则。2方法:定期向领导提交书面报告 ；有会议负责人定期向领导口头汇报；领导亲身参加会议，其他门路3程序：明确会议目标：明确会议领导与各小 组的任务；明确会议涉及范围；会议工作所要求的质量标准；会议要到达的阶段性目标；制定目标时留出意外情况 时间；明确沟通会议有关事宜的方法和道路：确定沟通的时间地点与会人员；检查沟通所用各类文件资料；向领导 汇报会议筹备情况和进展；听取领导唆使；将记录送给领导。 注意事项 1对领导的指导和双方讨论的结果尽快落实安排2保持与会议主管领导保持定期沟通并将落实情况及时向领导反馈 3在会前会中会后不同时代沟通中要突出各自的重点
　　会议应急方案的内容
　　1.会议中可能出现的问题：人员问题 场地 设备 材料 健康与平安 与会者情感 与会者返程 行为 2.明确问题涌现时负责解决的会议工作人员 3.处理睬议突发事件的方法：同上
　　会议应急方案的工作程序：1猜测情况 2准备应答备选方案3探讨会议紧迫情况 4确定会议应急方案 注意事项：住宿安排要妥当、餐饮服务要周密、医疗卫生工作要有恃无恐、交通保障应落实到位、会议通信服务力 求尺度稳固牢靠敏捷、娱乐生涯要丰盛多彩、会议值班要制度健全，人员要坚守岗位
　　提醒会议按打算进行：原则：认真倾听，起码限度打断谈话；树破自信念，确信自己能对任何矛盾发生踊跃影 响；打消交流阻碍；强调问题；使用高深的人际交流技能。工作程序1了解议题和议程2准时发布开会3有效领导 议题 （会议开端前明确开始和结束的时间保证及时开会散会；议题开始前，划定讨论规模并保障同等发言；议题结束后 简略总结并宣告结束,sale polo shirts。）
　　会议经费的监督方法：报告和会议、受权与自我控制、质量、损益均衡表、比率分析、审核时要 逐项细审。 会议经费使用的程序:1申请经费2主管领导审批3财务部审批4财务人员提取现金或填写支票5经费支出6审核 会议经费支出
　　处置会中突发事件1类型：人员问题，健康与保险，处理行动2程序：对会议中呈现的突发事件及时向领导报 告；启动会议应急计划的各项办法,christian louboutin platform；调动会议有关人员及时进行补救和处理；必要时向公共应急机构恳求声援；处理好突发事件的善后 工作 3注意事项：1责任分工：综合治理，兼顾安排；加强责任意识；加强岗位责任制。2突发事件与规章轨制：应急 方案的按期检查制度；突发事件的第一时间报告制度；各种应急设施的检查保护制度；值班工作义务 到人制度
　　会议总结工作 1目标 目的实现情形 小组执行情况 总结教训教训 赏罚人员解决遗留问题 2内容：会议名称、时间、地点、范围、与会代表人数、重要议题,加入会议的上级领导人,会议的主持者,领导 讲演或讲话的要点,对会议的基础评估和贯彻请求,会议的决定情况及今后的工作义务安排等。3程序：对会议咨 询看法，拟就工作总结稿 ；向领导呈文会议论断；总结定稿；印发；归档；组织全部工作人员进行总结4办法：座谈会 表扬会 书面总结
　　※中型以上的会议停止后，大会秘书处要组织全体工作人员进行总结，如有的领导有具体要求，就需要在开号 总结会的基本上写出书面的会务工作总结，并交有关领导审视后作为大会的文件材料连同会议记录会议简报会议文 件等一并作为完整的卷宗纳入档案，对于主要的会议秘书能够在会议结束前印发一份问卷或会议组织评估表，以对 会议的功效进行打分，所涉及的方面包含明确的会议目的完成任务会场以及时间的安排等内容要求会议工作总结要 根据岗位责任制和工作任务的内容逐条检查；切实回想和检查会议工作中好的方面和存在的问题；有理有据，捕风 捉影；会议的总结赢一分为二，激励为主。
　　会议评估工作内容：1形成有效会议的因素（目标清晰，恰当时间地点形式，紧凑的议程，准确的信息传递， 严密的前期准备合理内容安排）2影响会议效率的主要因素（会议必要性；会议前期准备工作的质量；会议责任分 工；会议的多，长，大，高，支出超标、挥霍惊人，准备不充分质量不高，组织不当。3会议评估标准：目标（是 否达成，主持人的准备，发言者发言是否引起共识，会议形式地点是否适合，资料是否及时），会议时间评估，与 会人员参加会议的状况和播种，会议服务评估，会议实际费用、成本支出、再度召开时持续推动与保 持的事项。
　　会议评估工作程序：分析影响会议效果的因素、设计会议后果评估表、汇总评估结果。 注意事项：防止欠缺会议记录，落实不力，得失进行总结，不遣散已实现任务的工作组；与会人员对 会议不满。 高效率会议的决议因素：会议要开的短；安排较多的运动使会议获最大价值；特殊注意挑选地点；对与会人员名单 要不断改进；请公关公司筹备时应多看多问；对某会议承办公司的工作觉得满足时可斟酌长期配合； 讨价还价。
　　涉外接待原则：不卑不亢、依法办事、内外有别、尊敬个人、女士优先、入乡顺俗。礼宾次序:1国家地域名 称的拉丁字母2具体身份职务高下3到达时间4告诉东道主自己决定到访的具体时间5不排列
　　礼宾顺序确定步骤1确定礼宾次序方案2提前告诉有关各方3按礼宾顺序排列座次、名次、出场 次序
　　涉外迎送典礼要求：1发出邀请2准备工作：明白来访者的根本情况；外宾饮食喜好宗教禁忌等；拟定拜访日 程；安排食宿3虎头蛇尾
　　着装要求：穿正装
　　支配涉外迎送工作程序 1肯定迎候人员2准备迎宾的物品3会晤讲求礼仪4送行前的访问5支配送行典礼
　　安排涉外会谈的要求:充足了解双方情况；准备工作要落实到位；谈判会面要做好记载，问题要落实.造访要 求：拜访火线电话接洽；达到宾馆大厅通知对方；首次见面可不送礼物。
　　会见会谈工作程序：1商定2通知对方有关事项3准备工作：背景资料，会见场所布置，人员安排4迎接客人 5会见会谈6送别客人
　　涉外宴请的准则：宴请环境要雅致宁静，点菜注意个人饮食习惯或因宗教信奉而来的禁忌，菜肴要有处所特点 ，参加宴请的人要讲究个人卫生、衣装清洁得体、女士要化装、不穿白天的工作装
　　抉择礼品的注意事项: 1与受礼者的关联2明白送礼的起因3懂得受礼者的特色4经济方面的限定
　　办公模式产生变更的原因:1办公场地的用度过高，企业都千方百计紧缩办公室的面积，让最小的面积发明最 高的好处2城市中日益重大的交通拥挤问题和上班的顶峰时段的难题，使人们在工作模式上从新安排3高科技的发 展，尤其是通讯技巧的改变，使人们的联系更加便利，不在办公场合也能彼此沟通4企业本身的发展更加需要机动 地聘用人力资源，如一些短期名目就不需聘请长期的正式员工5企业间竞争的加剧，使得企业一直压缩工资费、管 理费、旅差费等人工本钱6一些企业的组织构造进行了转变，需要用人制度相应改变7在宽松的社会环境中，人们 盼望最大限度地施展本人的才华，多唱工作，也须要不同企业实行多种模式的工作方法
　　不同办公模式的特点
　　1在家办公:优:节省办公室空间和资金,节省破费的时间,更灵活的管理自己的时间,减少交通的拥挤,传 染和费用.缺:需盘算机和电话以坚持联系,有的缺少合适的办公环境,增添了组织监督.管理和控制工作人员工 作的难度,共事之间交换减少,减少了与专业人员及社会的联系2弹性时间:优:时间灵巧,更好的安排工作时间 ,进步效率.缺：难监督员工3远程工作.优：减少总部办公空间的开销,工作时间更灵活.缺：加大了对员工监 视和掌握的难度4虚构办公.优：减少工作空间和办公用品的消耗,信息可能存储、归档和通过计算机网络发送. 缺：难以控制任务和信息的质量,难于管制网络以及信息的安全保密5兼职工作:优:兼职人员可控制自己的工作 时间和多份工作,trainers asics,充散发挥自己的特长.缺:把持和监督员工较难,难以节制工作量及报酬6定期合同制.优:能灵活聘到优良人 员,这些人工作有能源,效率高.缺:难以控制员工对企业的虔诚,缺乏工作保障7交替工作:优:能鼓励工作人 员.缺:交接不当，会出现工作凌乱8常设办公桌.优:节省资金也节俭员工的时间.缺:员工缺乏归属感,不能 得到充分的信息,下降工作效率,也难于被管理。
　　选择办公模式的工作程序1深刻调查现有办公模式所面临的问题2根据调查结果确定相应的新型办公模式3根 据新的模式要求制定管理监督的标准和责权力相联合的分配制度4先在局部部门履行获得经验,逐渐 推广新模式 5不断根据本企业特点完善新模式,评估启用新模式的得失
　　办公室布局：开放,关闭式 作用:造成有效率的工作流程；有利于员工工作分配；有利于工作顺利完成
　　设计办公室的工作程序1剖析不同部门业务特点对办公前提的要求:面积、空间大小,人员流畅的频率,声音 对办公效力的影响,需要设备及家具量的多少2设计平面图:指定专人或委托别人设计平面图,并证询各应用部门 的意见,根据意见修正设计,完美办公室的功效3取舍办公众具、设施和装饰:当办公室空间已经调配和离开时, 办公区必须布置家居、装置设备和进行装潢4注意采光、温度和透风